Somos nuestro reflejo digital

Con parte de la piel quemada por horas y horas de descanso al sol, y con la mente totalmente desconectada del mundo profesional, he vuelto a sentarme delante de mi mesa en el despacho de la Universidad, la impresión ha sido la de..:"horror! Cuántos papeles sin revisar desde julio...".

He parado a reflexionar sobre este modo de proceder, donde todas las cosas me gusta que estén ordenadas o al menos, controladas. Libros de consulta para mis clases, códigos y legislación para poder analizar sobre los casos que veo en el día y durante la marcha.. y, finalmente una bandeja con mis notas, artículos o documentos que deseo tener a mano para dar seguimiento. Eso sí, no me faltan mis dos teléfonos fijos.. más un móvil. 

Una vez que he revisado todo, puesto en orden y archivados documentos ya finalizados, me dispongo a realizar un paquete de hojas para reciclar, sin datos sensibles en el anverso. Pero, qué es lo que viene a continuación, revisar y poner en orden mi "nube".. Todo lo tengo archivado en internet, digamos, que es un fiel reflejo de mi estructura organizativa. Al tener dos trabajos paralelos, en el despacho debo tener sumo cuidado con las fichas de los clientes y proyectos, al mismo tiempo que diferencio en la nube, mis documentos de la Universidad, como por ejemplo, mi tesis doctoral, que la tengo a mano y marcada en otro color.

Hace no mucho, tuve una anécdota con un compañero de trabajo al que le decían que tenía que tener su mesa del despacho más ordenada y no acumular, pilas y pilas de documentos en la mesa porque dificultaba al equipo de limpieza el poder sanear diariamente el despacho.. La solución, fue llevar esa pila a una biblioteca y colocarla encima, así tendría la mesa limpia. Pero, lo curioso, es que conociendo a mi compañero, en más de una ocasión en el que me ha pedido localizar un documento en su portátil, he comprobado el mismo caos.. pilas y pilas de archivos sin almacenar en carpetas y la mayoría, sin criterio de nombres que permita estructurar mejor la información.

Creo que si analizamos estos supuestos, podríamos ver hábitos de conducta diferentes que se traducen en nuestro reflejo digital y en nuestro propio trabajo. No son mejores ni peores unos y otros, hay gente que dice que ellos tienen así control con "su desorden", lo que significa que para ellos está todo en línea.

Si extendemos al mundo profesional este ejemplo, en el despacho, al tener un equipo que trabaja en red con clientes fuera de España, se hace necesario que dispongamos de herramientas de gestión de clientes y seguimiento de los mismos. Estas herramientas, hoy por hoy, las diseño y producimos en nuestra factoría de México, pero siempre deben estar en constante evolución, dado que la situación de la empresa, al ir creciendo, hace preciso ajustes a lo que llamamos la "intranet".

Mi despacho, la verdad que no necesita de un gran edificio o infraestructura inmobiliaria, para que el equipo trabaje es suficiente que estemos "conectados" y podamos reunirnos digitalmente. sin embargo, con los clientes .. no ocurre lo mismo, hay veces que es necesario "tocar" y analizar físicamente los asuntos, dado que se desarrolla mayor número de datos por la cercanía que produce estar físicamente juntos. Hay anécdotas como el haber recibido en el despacho al propio Presidente de Toshiba, que vino desde Japón, para firmar los documentos y revisar lo que en un año de trabajo habíamos desarrollado. En el despacho, además de servicios escrow, prestamos servicios jurídicos, entre los cuales hay muchas negociaciones entre las partes antes de ir a juicio, y la llave del éxito está siempre en localizar ese punto de encuentro entre los intereses de ambas. Y ahí también, podemos trabajar con herramientas digitales como Skype. El orden del despacho, por tanto, también depende de nuestro reflejo digital, acostumbrando a nuestros clientes a adaptarse a la tecnología y a nuestros procesos.

No creo que las empresas de nueva generación estén basadas en tener una torre de 50 plantas, es curioso como compiten algunas añadiendo una bandera encima para ganar altura a las otras. Considero, que el desarrollo de negocio en un mercado globalizado depende de un eficiente uso de las tecnologías de la información y de la comunicación.


Por: Luis Manuel Tolmos
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